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Permettre à un destinataire externe de signer (présence)

  • 1.  Permettre à un destinataire externe de signer (présence)

    Posted 12 days ago
    Bonjour,
    Je suis en train de développer une application de gestion administrative et pédagogique pour un centre de formation. Se pose le problème des émargements pour gérer les présences des stagiaires. J'ai pu tester moi-même en tant que formateur une application qui permet au formateur d'envoyer des courriels aux stagiaires leur permettant de signer directement sur le courriel reçu et, évidemment, l'application récupérait la signature du destinataire.
    Je recherche des idées pour faire la même chose sans avoir à acheter la dite application ni passer par des solutions telles que Docusign ou autre.
    Mon idée première était de développer une canvas app que j'exposerai sur l'équipe Teams de la classe mais cela suppose que les stagiaires aient des licences PowerApps et de les ajouter en tant qu'invités sur AAD.
    Merci d'avance pour vos retours.
    Youcef


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    Youcef Doumandji
    Dynamics 365 consultant & MCT
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  • 2.  RE: Permettre à un destinataire externe de signer (présence)

    Gold Contributor
    Posted 12 days ago
    Salut Youcef,
    Si tu as une équipe Teams pour la classe c'est que tu as des comptes invités pour chaque stagiaire non ?
    Est-ce que l'émargement par le stagiaire doit se faire une fois pour toute la formation ou à chaque jour de présence ?
    RAPPEL - Un compte invité :
    • a besoin d'une licence Power Apps pour accéder à une application Power Apps partagée avec lui
    • n'a pas besoin de licence Power Apps pour exploiter un formulaire de liste SharePoint customisé avec Power Apps
    Compte tenu de cela, êtes-vous prêt à leur payer des licences Power Apps pour qu'ils accèdent à une application d'émargement de leur présence ? 🙂
    Si la réponse est NON, je vois 2 solutions possibles :
    1. Formulaire SharePoint customisé (besoin d'un compte invité pour chaque stagiaire)
    2. Signature par pièce jointe d'un email + Liste SharePoint + Power Automate (PAS BESOIN de compte pour les stagiaires)
    Solution 1 :
    • Prérequis : le site SharePoint doit être partagé avec les invités
    • Tu crées une liste SharePoint avec par exemple : nom/prénom (texte), adresse mail (texte), formation (lookup vers liste Formations), date, émargée (oui/non)
    • Tu crées dans cette liste une ligne pour chaque stagiaire pour la formation concernée
    • Tu fournis un lien à chaque stagiaire pour qu'il édite sa propre ligne dans cette liste
    • Le formulaire de cette liste permet au stagiaire de corriger ses infos si elle sont incorrectes et il y a un contrôle PenInput qui lui permet de signer -> l'image de la signature est stockée en pièce jointe de l'élément de liste et la colonne "Emargée" est positionnée à Oui
    Solution 2 :
    • Prérequis : PAS BESOIN de compte invité pour les stagiaires
    • Vous envoyez à vos stagiaires un mail avec un PDF en pièce jointe, PDF qu'ils doivent signer et vous renvoyer dans la foulée
    • Sur un site SharePoint chez vous, vous créez une liste avec par exemple : nom/prénom (texte), adresse email (texte), formation (lookup vers liste Formations), date, émargée (oui/non)
    • Sur votre tenant vous créez un flux Power Automate qui, à la réception de ce mail renvoyé par le stagiaire, récupère la pièce jointe, créé un élément dans la liste SharePoint et stocke la pièce jointe du mail où il y a la signature en tant que pièce jointe de l'élément de liste SharePoint, tout en positionnant le champ "Emargée" à Oui
    A toi de choisir... 😉

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    EMMANUEL GALLIS
    Power Platform Consultant
    France
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  • 3.  RE: Permettre à un destinataire externe de signer (présence)

    Posted 11 days ago
    Bonjour Emmanuel,

    Un grand merci pour ton retour avec de très bonnes idées.
    Oui bien sûr, étant donné que nous utilisons Team, chaque stagiaire a un compte invité. Les émargements doivent se faire deux fois par jour et parfois sur des formations qui peuvent durer plus de 6 mois.
    Je trouve ta solution 1 très sympathique et je vais la tester.

    Merci encore une fois pour ton aide.

    Youcef

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    Youcef Doumandji
    Dynamics 365 consultant & MCT
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