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debuter dans power automate

  • 1.  debuter dans power automate

    Posted Jul 12, 2021 06:03 AM
    Bonjour à tous,
    je débute dans un service d'administration SI et je suis heureux de trouver des ressources en francais concernant les sujets power BI/APPS/AUTOMATE...
    Je souhaite créer mon premier flux automatisé mais avant de commencer souhaiterais m'assurer que je commence par le bon bout.
    le contexte :
    mon service gere de nbreuses problematiques concernant l'administration des SI internes et externes et ajd, toutes les demandes sont traitées par mail uniquement, avec les problemes que cela génere. bcp de demandes sur des sujets divers, pas de priorisation, bref cela me semble assez désorganisé.
    Entre autres taches nous gerons des demandes d'habilitations aux services externes à l'entreprise.
    J'ai commencé par créer des forms pour chaque type d'habilitations afin de réduire le tps de traitement de ces demandes.
    Pour aller plus loin je souhaiterais adopter un process qui simplifierait le traitement et ai pensé a utiliser power automate. j'aimerais notamment que cette tache ne soit plus traitée via outlook.
    Voila ce que j'imagine :
    1/mise a disposition d'un forms nous permettant d'avoir du premier coup toutes les infos nécessaires à la création du compte
    2/réception de ces demandes dans planner
    3/notification d'une nvelle demande dans un canal dédié dans Teams
    4/traitement de la nvelle demande qui genererait un mail de prise en compte vers le demandeur.
    5/finalisation de la demande ( quand je recois le login du SI externe) et generation d'un mail incluant le login.
    6/archivage de la demande en tant que demande traitée.

    Dans mon idée, le process pourrait donc se dérouler essentiellement autour de Planner. forms>planner>teams>outlook>planner>outlook
    Cela vous semble pertinent, ou d'autres fonctionnalités office répondraient-elles mieux à mon besoin? d'autres etapes sont elles nécessaires à la réalisation de ce process?
    Merci de vos suggestions et remarques avant que je ne me jette dans le grand bain
    Comme précisé, je suis novice dans le domaine et n'ai pas ajd de compétences autres que celles d'un utilisateur lambda.

    Cordialement,
    Ouana Bel

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    Ouana Bel
    Admin SI
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  • 2.  RE: debuter dans power automate

    Gold Contributor
    Posted Jul 12, 2021 06:15 PM
    Salut Ouana,
    Globalement, ton process me semble bon.
    Etape 1 : tu pourras utiliser le déclencheur "Lorsqu'une nouvelle réponse est envoyée" du connecteur Microsoft Forms.
    Etape 2 : tu pourras utiliser le connecteur Planificateur pour créer la tâche dans Planner
    Etape 3 : tu pourras utiliser le connecteur Teams pour envoyer une notification dans un canal dédié de Teams
    Etape 4 : là ça coince -> j'ai vérifié, côté Planner il n'existe que 3 déclencheurs de flux : "Quand une tâche m'est attribuée", "Après l'accomplissement d'une tâche" et "Lors de la création d'une tâche". Or, il aurait fallu un déclencheur du type "Lorsqu'une tâche est démarrée" ou "Lorsqu'une tâche change de statut", mais ça n'existe pas. Donc, je ne vois pas comment déclencher un flux lorsqu'une demande est prise en compte.
    Etape 5 : là aussi un petit problème -> on pourrait déclencher un flux sur "Après l'accomplissement d'une tâche" mais où le flux irait-il chercher les infos du login à insérer dans le mail envoyé ? Je sais pas...

    Evidemment, il existe de nombreuses façons d'implémenter un tel process. Comme on le voit, Power Automate pourrait quasiment y répondre, mais malheureusement pas complètement, ou du moins, pas aussi simplement qu'espéré. Alors on pourrait imaginer des solutions de contournement, comme par exemple utiliser des adaptives card envoyées dans Teams avec des boutons d'action qui déclencheraient les bons flows (surtout que l'on pourrait y faire de la saisie), mais mon avis c'est que si les demandes sont nombreuses un admin SI pourrait vite se perdre dans toutes les adaptives card envoyées dans le canal concerné.

    Une solution intermédiaire (assez simple à mettre en place) serait peut-être ceci :
    1. Un demandeur crée une demande via un Forms
    2. La création de la demande déclenche un flux qui enregistre la demande dans une liste SharePoint + notification Teams
    3. L'admin SI se rend sur la liste SharePoint et démarre le traitement de la demande en modifiant son statut à "En cours"
    4. Le changement du statut de la demande à "En cours" déclenche un flow qui envoie un mail au demandeur
    5. Une fois le login obtenu, l'admin SI le renseigne sur la demande dans la liste SharePoint et bascule son statut à "Traitée"
    6. Le changement du statut à "Traitée" déclenche un flux qui envoie un mail au demandeur avec son login puis archive la demande
    On se passerait donc de Planner. On conserverait Forms parce-que pour un novice c'est facile à mettre en place. L'ensemble des Admin SI accèdent à la liste SharePoint pour gérer les demandes. Différentes vues permettent de voir les demandes non encore traitées, ou en cours de traitement ou archivées, etc.

    Bon, après, en tant que spécialiste et fan de Power Apps, j'aurais préféré développer une petite application avec une jolie interface pour gérer tout ça. Faudrait que je pense d'ailleurs à inventer une application de ce type permettant de gérer dynamiquement différents types de demandes... 😉

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    EMMANUEL GALLIS
    Power Platform Consultant
    France
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  • 3.  RE: debuter dans power automate

    Posted Jul 13, 2021 08:17 AM
    Merci Emmanuel pour ta réponse claire et rapide.
    Je vais du coup essayer ta méthode simplifiée. je te tiens informé.
    Ouana

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    Ouana Bel
    Admin SI
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